Mit Arbeitszonen zu einem effizienten und zufriedenen Unic-Alltag

Der Arbeitsplatz ist Heimat, Identifikations- und Inspirationsquelle, Interaktionsraum aber auch Konzentrationsort. Damit die Unic-Mitarbeitenden effizient und effektiv arbeiten können, hat die Geschäftsleitung 2014 die strategische Initiative Workplace2015+ ins Leben gerufen. Entstanden ist ein Nutzungskonzept, das als Vorbild in den neuen Büroräumlichkeiten von Unic Zürich in Altstetten umgesetzt wird. Der Umzug findet vom 09.-11. März 2016 statt – die Vorbereitungen laufen auf Hochtouren.

Projektleiter der Workplace2015+-Initiative ist Sandro Dönni, Senior Consultant bei Unic, der schon bei früheren Arbeitgebern Workplace-Projekte begleitet hat. Wir haben die Ruhe vor dem Umzugssturm genutzt und ihn nach den Zielen und den Eckpfeilern der Initiative befragt.

Sandro, Du hast verschiedene Arbeitsumgebungen erlebt: Welche Faktoren prägen die Arbeit bei Unic im Speziellen?

Sandro Dönni: Das zentrale Element im Unic-Alltag ist die Projektarbeit. Daraus leiten sich verschiedene Charakteristiken unserer täglichen Arbeit ab.

„Wir steigern den Erfolg unserer Kunden im E-Business.“

Dies ist unsere Mission. Um unseren Kunden die bestmögliche Leistung bieten zu können, sind unsere Projektteams interdisziplinär aus Mitarbeitenden verschiedener Organisationseinheiten zusammengesetzt. Die inhaltlichen und zeitlichen Abhängigkeiten sind dabei hoch und es ist eine grosse Herausforderung und Erfolgsfaktor zugleich, die verschiedenen fachlichen Perspektiven im Sinne der Projektziele zusammenzuführen. Viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten parallel auf mehreren Projekten und sind damit Teil von verschiedenen Projektteams. Es ist nicht immer einfach, den verschiedenen Profilen in den Projektteams und den unterschiedlichen Anforderungen gerecht zu werden. Ist für einen Projektleiter die rasche Verfügbarkeit der Teammitglieder zentral, möchte ein Entwickler konzentriert und möglichst ungestört an einer Applikation arbeiten können. Aufgrund der projektorientierten Arbeit ist kein Tag wie der andere und sogar innerhalb eines Tages wechseln Arbeitssituationen und -konstellationen sich ab. Die Dynamik des Projektgeschäfts bringt ein Spannungsfeld zwischen sehr konzentrierter Einzelarbeit und kollaborativem Austausch, wobei diese Wechsel oft nicht klar planbar sind.

Alle diese Faktoren wirken sich auf die Produktivität jedes Einzelnen, die Produktivität von Teams und damit des gesamten Unternehmen aus. Gleichzeitig beeinflussen sie die Belastung und auch die Zufriedenheit unserer Mitarbeitenden stark.

Welches Ziel steckt hinter dem Workplace2015+-Konzept?

Um die Mitarbeitenden optimal in ihrer Tätigkeit zu unterstützen, hat Unic die Workplace2015+-Initiative gestartet. Gemeinsam mit der Geschäftsleitung wurde ein Vision Statement erarbeitet:

  • Unter „Workplace 2015+“ subsummieren wir die zukünftige Ausgestaltung unserer Arbeitsumgebung inklusive der Arbeitsplätze an den Unic-Standorten.
  • Ziel ist eine Arbeitsumgebung, in der sich unsere Mitarbeitenden wohl fühlen und produktiv arbeiten können. Dabei werden die Unterschiede in den Arbeitsinhalten als auch verschiedene Vorgehensweisen und Arbeitsformen berücksichtigt.
  • Der Workplace 2015+ ermöglicht entsprechend einerseits die konzentrierte Einzelarbeit und fördert andererseits die Zusammenarbeit (vor Ort und verteilt) zwischen den Unic-Mitarbeitenden als auch mit Kunden und Partnern.
  • Die Einrichtungen an den Standorten begünstigen den Austausch untereinander.

Das Vision Statement ist Grundlage für die Ausgestaltung der Büroräumlichkeiten. Die Raumgestaltung hat einen direkten Einfluss auf die Organisation und die Strukturen.

„Räume beeinflussen unser Verhalten und unsere Kultur.“ Sandro Dönni

Deshalb wurde als erstes analysiert, wie wir heute arbeiten und welche Bedürfnisse die verschiedenen Rollen mit ihren individuellen Ausprägungen an einen Arbeitsplatz haben. Auf dieser Basis wurde ein bedürfnisorientiertes Nutzungskonzept erarbeitet, das zeigt, wie wir in Zukunft bei Unic arbeiten möchten.

Wie seid ihr für die Analyse konkret vorgegangen?

In einem partizipativen Vorgehen wurden die Bedürfnisse der verschiedenen Stakeholder integriert. Es wurde geprüft, was sich heute bewährt, wo aktuelle Probleme liegen und mit welchen Entwicklungen zu rechnen sind. Der Einbindung der Stakeholder und der Mitarbeitenden wurde eine grosse Relevanz beigemessen, was sich in der Organisation eines Soundingboard und in der Wahl der Massnahmen für die Analysephase niederschlug: Die Analysemethoden waren vielfältig, damit wir möglichst alle Anforderungen identifizieren konnten:

  • Onlinebefragung aller Mitarbeitenden
  • Qualitative Fokusgruppen mit Teamverantwortlichen und Projektleiterinnen und Projektleitern zur Diskussion verschiedener idealtypischer Zonenkonzepte
  • Einzelinterviews mit Schlüsselpersonen
  • Offene Ideensammlung über unser internes Kollaborations-Tool Yammer

In der Analysephase konnten damit Fragen geklärt werden, die fundierte Rückschlüsse und eine gezielte Konzeption zuliessen.

Welches sind die Eckpfeiler des Nutzungskonzepts, das aus dieser Analyse entstanden ist?

Das Nutzungskonzept kombiniert ein Zonenkonzept mit dem Openspace-Ansatz. Das Zonenkonzept definiert basierend auf den unterschiedlichen Bedürfnissen verschiedene Bereiche: Neben den persönlichen Arbeitsplätzen gibt es eine Ruhezone (Bibliothek) für konzentriertes, ungestörtes Arbeiten, Zonen für die interaktive Zusammenarbeit, Telefon- bzw. Mini-Meetingräume für ein bis drei Personen, eine Activity-Zone, eine Eingangs- und eine Bistrozone, die als Zentrum für Austausch, gemeinsamen Kaffee, Mittagessen und Kundenkontakte genutzt werden kann. Die Organisationseinheiten sind dabei so platziert, dass die Wege zwischen Einheiten und Rollen, die viel Berührungsfläche haben, möglichst kurz sind.

Grosser Wert wurde auf viele Kollaborationsräume gelegt, damit die Mitarbeitenden an ihren Arbeitsplätzen keinen zu grossen Lärmbelastungen ausgesetzt sind. Die 27 Kollaborationsräume sind verschieden eingerichtet, damit je nach Nutzungskontext und Vorlieben ein passender Raum gewählt werden kann. Etwa ein Drittel der Räume sind auf 1-2 Personen ausgerichtet und für Adhoc-Meetings oder Telefongespräche gedacht. Sie müssen deshalb nicht gebucht sondern können spontan genutzt werden.

  • Rückzugsräume für die ungeplante, spontane Zusammenarbeit
  • Projekträume, die von einem Projektteam über mehrere Wochen beansprucht und gebucht werden können
  • Verschieden grosse Sitzungszimmer, wobei viele davon nicht klassisch mit Tischen und Stühlen eingerichtet sind, sondern mit Stehpulten, nur Stühlen, Sofas etc.
  • Der Ruheraum umfasst die Bibliothek und ist ein Raum der Stille und der Konzentration
  • Activity-Raum bietet Möglichkeit für Spiel und Sport

Die neuen, nicht ausgebauten Büroräumlichkeiten in Altstetten boten uns alle Freiheiten, dieses Nutzungskonzept in die Realität umzusetzen. Nun sind wir auf den Arbeitsalltag nach dem Umzug gespannt und werden prüfen, wo das Konzept sich im Alltag bewährt und wo Anpassungen nötig sind. Sehr wichtig war uns bei der Planung die Berücksichtigung der ergonomischen Faktoren Luft, Licht, Lärm, die für Gesundheit, Zufriedenheit und Effizienz grundlegend sind.

Welchen Nutzen stiftet der neue Standort Zürich für Unic?

Durch den Openspace-Ansatz fördern wir eine offene, organisationseinheits- und projektübergreifende Kommunikation. 93% der Antworten aus der internen Onlineumfrage meinten, dass diese übergreifende Kommunikation zukünftig weiter an Relevanz gewinnt. Indem der neue Standort eine einzige Fläche nutzt, rücken wir näher zusammen und durch die grosszügige Anzahl an Projekträumen gleichzeitig auch näher an unsere Kunden, die immer wieder auch bei uns arbeiten.

Der gemäss dem Nutzungskonzept ausgebaute neue Standort unterstützt die Mitarbeitenden in ihrer jeweiligen Arbeit und in ihrem individuellen Arbeitsstil, damit sie effizient aber auch zufrieden und gesund arbeiten können. Durch die verschiedenen Arbeitszonen finden die Mitarbeitenden für die jeweilige Arbeitssituation und die spezifische Aufgabe die ideale Arbeitsumgebung. Die Qualität in den Projekten und die Produktivität jedes Einzelnen sowie die von Teams und Organisationseinheiten werden damit unterstützt.

Der grosse Bistrobereich wird ein Zentrum für informellen, spontanen Austausch und „Kaffeegespräche“ und fördert damit den interdisziplinären Austausch, unabhängig von Projekten und Organisationseinheiten. Wir erachten dies als wichtigen Faktor für die gemeinsame Entwicklung und Innovationen in unserer Arbeit.

Das Workplace2015+-Konzept und der neue Standort in Zürich sind damit eine Investition in unsere Mitarbeitenden, aber auch in unsere Kunden, die von zufriedenen, gesunden und produktiven Projektpartnern profitieren, die sich mit vollem Einsatz um ihre Bedürfnisse und Projekte kümmern können