Rollenbasierte Zusammenarbeit für mehr Flexibilität und Selbstverantwortung

Ausgangslage

Die neue HEKS-Strategie setzte auf organisationale Transformation und wollte rollenbasierte Zusammenarbeit einführen, um dem zunehmend dynamischen Umfeld gerecht zu werden. Konkrete Rollen mit klaren Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten sollten die Zusammenarbeit und die Selbstverantwortung stärken. Das übergeordnete Ziel: die Wirkung und Effizienz des gesamtorganisatorischen Leistungsauftrages steigern.

Die Fusion von HEKS und Brot für alle (Bfa) zielte darauf ab, die jeweiligen Stärken beider Organisationen optimal zu nutzen. Allerdings waren die beiden Hilfswerke sehr unterschiedlich aufgestellt: Während das eine grösser und eher klassisch strukturiert war, zeichnete sich das andere durch seine kleinere Grösse und stark selbstorganisierte, agile Arbeitsweise aus.

Um konkrete Erfahrungen mit Rollen im HEKS-Umfeld zu sammeln und daraus Good Practice abzuleiten, wurde in der Region Ost das Pilotprojekt «Ostwind» durchgeführt.

Lösung

Phase I: Change Office

Zur erfolgreichen Gestaltung der kulturellen und organisationalen Transformation während der Fusion wurde ein Change Office ins Leben gerufen. Dieses diente als zentrale Anlaufstelle und begleitete den Veränderungsprozess aktiv. Vier Personen aus verschiedenen Bereichen der Organisation wurden in einem Wahlverfahren bestimmt, um das Change Office aufzubauen.

Nach dem Ansatz der «kleinen Schritte» entwickelten wir vier Module zu den Themen Triage-Meeting, Feedback, Rollen und Konsent-Entscheid, um Impulse für eine agile Arbeitsweise im neuen Umfeld zu setzen. Diese Module, die in Deutsch, Französisch, Englisch und Spanisch angeboten wurden, stiessen auf grosses Interesse. Die vorgestellten Methoden wurden nicht nur aufgegriffen, sondern an verschiedenen Stellen innerhalb der Organisation angewendet und weiterentwickelt.

Dadurch wurde das Experimentieren gefördert und gleichzeitig eine Nachfrage nach zusätzlicher Unterstützung geweckt. Die grosse Resonanz trug massgeblich dazu bei, einen Dialog über neue, passende Arbeitsformen anzustossen.

Phase II: Pilotprojekt Ostwind

Das Pilotprojekt HEKS Ostwind in der Region Ostschweiz hat mit seiner Pionierarbeit Massstäbe gesetzt. Inspiriert von den Prinzipien der Holakratie und Soziokratie bildete es eine solide Grundlage für die Weiterentwicklung der rollenbasierten Zusammenarbeit bei HEKS.

Durch die Einführung eines Organisationssystems, das auf klassische Hierarchien unterhalb der Geschäftsstellenleitung verzichtet, wurde eine starke Basis für flexible Arbeitsstrukturen gelegt. Die Struktur aus Kreisen und Rollen, definiert durch einen klaren Purpose und transparente Verantwortlichkeiten, ermöglicht eine optimale Einbringung der persönlichen Stärken, Kompetenzen und Leidenschaften jedes und jeder Einzelnen.

In einem Kick-Off mit dem ganzen Team der Geschäftsstelle Ostschweiz wurde die rollenbasierte Zusammenarbeit beleuchtet und die Grundlage gelegt, damit die Teams ihre eigenen Rollen beschreiben konnten. In begleiteten Teamworkshops wurde ein Verständnis für die gemeinsame Arbeit geschaffen, die Rollen vertieft und konkret definiert.

Zur Sicherstellung einer nahtlosen Synchronisation und kontinuierlichen Weiterentwicklung wurden zwei innovative Meeting-Formate implementiert: das Triage-Meeting für die operative Koordination und das Struktur-Meeting zur Veränderung der Organisationsstruktur. Besonders bemerkenswert ist die Integration von «Spannungen», durch die alle Beteiligten die Möglichkeit haben, Herausforderungen direkt anzusprechen und kreative Lösungen schnell zu initiieren.

Phase III: Umsetzung Inland

Mit einer individuellen Begleitung und auf die Bedürfnisse abgestimmten Roadmap sind inzwischen alle Inland-Geschäftsstellen nach dem Vorbild der Ostschweiz gestartet. So ist der ganze Inlandbereich bei HEKS in Rollen und Kreisen strukturiert oder im Begriff, diese Struktur einzuführen.

Durch das gewählte Vorgehen – die Einführung zu unterschiedlichen Zeitpunkten und in verschiedenen Tempi – wurde eine grosse Akzeptanz und kontinuierliche Verankerung in der Organisation ermöglicht. Auch die Herausforderung, Schnittstellen zum (noch) klassisch strukturierten Teil der Organisation sicherzustellen, konnte erfolgreich aufgegleist werden.

So entstanden beispielsweise im Bereich HR und Finanzen einheitliche Rollen und Prozesse, um die nötige Kontinuität, Einheitlichkeit und Compliance sicherzustellen. Eine reibungslose Zusammenarbeit und die Erfüllung des Leistungsauftrags stehen dabei in jedem Moment an oberster Stelle.

Nutzen

Die rollenbasierte Zusammenarbeit wurde zum Teil der aktuellen HEKS-Strategie, da man die Vorteile explizit weiter nutzen und entwickeln möchte.

Zur Zeit läuft eine Umfrage bei den Geschäftsstellen, um deren Einschätzung abzufragen. In der Region Ost wurden bereits folgende positive Veränderungen registriert:

• Die projektübergreifende Zusammenarbeit innerhalb der Geschäftsstelle hat sich verstärkt, wovon alle, auch die Klient:innen, profitieren.

• Die Möglichkeit, neue Rollen zu übernehmen, motiviert die Mitarbeitenden und ermöglicht eine Weiterentwicklung entsprechend ihrer Stärken.

• Die Sitzungen sind strukturierter und kürzer, was zu einer effizienteren Nutzung der Zeit führt.

• Priorisierungen werden bewusst und nicht mehr intuitiv vorgenommen, was zu klareren und transparenten Entscheidungen führt.

• Die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Projekten ist enger geworden, und die Struktur- und Triagesitzungen sorgen für einen besseren Informationsfluss.

• Spannungen und Unklarheiten werden schneller adressiert, was zu einer verbesserten Kommunikation führt.

• Die Arbeitszufriedenheit der Mitarbeitenden in der Region Ost ist gestiegen, besonders in Bezug auf die Teamzusammenarbeit.

• Entscheidungsprozesse benötigen deutlich weniger Energie.

• Trotz objektiv gestiegener Arbeitsbelastung ist die subjektive Wahrnehmung der Belastung gesunken.