Corporate Services

Purpose

Kreis-Governance und betriebliche Praxis stimmen mit der Verfassung überein.

Accountabilities

  • Moderiert die von der Verfassung vorgeschriebenen Meetings
  • Prüft nach Bedarf die Meetings und Aufzeichnungen der Sub-Kreise und bestimmt über einen Prozessabbruch, wenn ein Verhaltensmuster erkannt wird, das mit der Verfassung im Widerspruch steht

GCC

Purpose

Eine optimal unterstützte Weiterentwicklung der C&P App

Accountabilities

  • Berät und unterstützt den @Compensation and Promotion Architect bei der Weiterentwicklung der C&P App

Internal IT

Purpose

Delivering the business outcome of a particular service as per the Unic Internal Service Portfolio: https://projects.unic.com/x/FRcoAQ

Accountabilities

  • Providing requirements for business services including Service Level Agreements (SLA)
  • Deciding about service changes impacting business capabilities
  • Acting as a service ambassador
  • Sponsoring the service
  • Owning the service from a business perspective
  • Supporting @Service Owner for successful service delivery
  • Evaluating and accepting risks related to business services owned

Purpose

Ensure communication between stakeholders during a crisis.

Accountabilities

  • Updating private contact data in the KB (https://projects.unic.com/x/g41KAQ) for emergencies.
  • Being remindful of the business continuity concept.
  • Announcing a successor if necessary and handover role.

Management-System

Purpose

Kreis-Governance und betriebliche Praxis stimmen mit der Verfassung überein.

Accountabilities

  • Moderiert die von der Verfassung vorgeschriebenen Meetings
  • Prüft nach Bedarf die Meetings und Aufzeichnungen der Sub-Kreise und bestimmt über einen Prozessabbruch, wenn ein Verhaltensmuster erkannt wird, das mit der Verfassung im Widerspruch steht

Purpose

Aktuelle, realitätsnahe und den TQMi-Anforderungen entsprechende Prozessdokumentation

Accountabilities

  • Hilft das Managementsystem zu verbessern
  • Gestaltet und führt Unternehmensprozesse des Managementsystems TQMi gemäss den Vorgaben von P55
  • Periodische Prozessaktualisierung und Weiterentwicklung
  • Koordiniert notwendige Tätigkeiten im Rahmen des zugeteilten Prozesses
  • Sorgt für die Aus- und Weiterbildung der Prozessbeteiligten
  • Erstellt und pflegt die Roadmap zur Weiterentwicklung seines Prozesses
  • Erstellt jährlich den Bericht zu seinem Prozess für den Management Review (Managementbericht, siehe P13 Management Review)
  • Strebt Erreichung der Prozessziele (Jahresziele gemäss Excel) an
  • Informiert die Mitarbeitenden über Neuerungen am Prozess

Marketing Services

Purpose

Aktive Bewirtschaftung der Social-Media-Kanäle zur Profilierung von Unic als Agenturpartner und Arbeitgeber

Accountabilities

  • Bewirtschaftet die Social-Media-Kanäle aktiv gemäss Social-Media-Strategie
  • Generiert Reichweite und Sichtbarkeit
  • Generiert Traffic für unic.com
  • Schafft die Grundlage für Interaktion & Advocacy in den sozialen Kanälen

People / HR

Purpose

Beratung und Unterstützung des Reviewer Gremiums sowie Gewährleistung einer neutralen und kompetenten Beratung im Lohn- und Beförderungsprozess

Accountabilities

  • Überprüfen der Lohn- und Beförderungsanträge
  • Erarbeitung einer Empfehlung basierend auf den Lohnbändern / Benchmarking sowie Background der Mitarbeitenden
  • Beratung bei Lohn- und Beförderungsanträgen mit Begründung
  • Offizielle Ansprechperson bei Fragen rund um den Compensation & Promotion Prozess

Purpose

Sicherstellung der einwandfreien Personaladministration sowie Einhaltung der gesetzlichen Rahmenbedingungen ab dem Zeit der Vertragsunterzeichnung bis zum Zeitpunkt des Austrittsgespräches

Accountabilities

  • sicherstellen der gesamten Eintrittsverwaltung von neuen Mitarbeitenden von der Vertragsunterzeichnung bis zum ersten Arbeitstag
  • sicherstellen der gesamten Austrittsverwaltung von austretenden Mitarbeitenden
  • sicherstellen der Arbeitsvertragsadministration
  • durchführen von Vertragsmutationen und die damit verbundenen Vertragsanpassungen
  • sicherstellen der elektronischen Personalarchivierung
  • prüfen, verarbeiten und prozessieren der Abwesenheitsmeldungen
  • verarbeiten von persönlichen Mutationen
  • An- und Abmeldungen von neuen bzw. austretenden Mitarbeitenden bei Ämtern und sonstigen Intuitionen

Purpose

Das Erheben, beschaffen sowie analysieren für personalwirtschaftliche Entscheidungen relevanten Daten, Fakten und Kenngrössen zahlt auf die Optimierung beim Gewinnen, Einsetzen, Motivieren, Weiterentwickeln und Binden von qualifiziertem Personal ein

Accountabilities

  • administrative Begleitung des Beförderungsprozesses
  • administrative Begleitung sowie tracken und auswerten von Mitarbeitergesprächen
  • erstellen, durchführen sowie auswerten von HR spezifischen Umfragen (z.B. MA Umfrage)
  • erstellen sowie teilnehmen an externen Lohnstudien
  • erarbeiten von Unic Lohnbändern sowie erstellen von Unic spezifischen Lohnstudien
  • planen, koordinieren, durchführen und kommunizieren von Mitarbeiter Dienst-Jubiläum
  • überwachen und steuern von Krankheits- und Unfall Kennzahlen
  • berechnen, auswerten und reporten von Fluktuation in Abstimmung mit HR Controller

Purpose

Mitarbeitende sowie die Organisation werden in den unterschiedlichsten HR-Themen entlang des gesamtem Employee Life Cycle beraten und betreut und sind in ihren emotionalen Themen abgeholt und wissen an wen sie sich wenden können.

Accountabilities

  • erstellen und ausformulieren von Arbeitszeugnisse
  • erstellen und auslösen von Lohnmutationen
  • tracken von Zielvereinbarungen
  • sicherstellen einer lokalen, interne Anlaufstelle bei Fragen rund ums Arbeitsverhältnis und Mitarbeitende
  • sicherstellen einer vertrauenswürdigen Anlaufstelle bei internen Konflikten
  • tauscht sich regelmässig mit Vertretern aus Kreisen HR Themen entlang dem Employee Life Cycle
  • berät und betreut als Anlaufstelle Coaching- und Supportanfragen von Mitarbeitenden
  • sicherstellen der Rolle als Ombudsmann/-frau
  • aktives mitarbeiten bei diversen HR-Projekten
  • führt das Austrittsgespräch mit austretendem MA (inklusive Austrittsformular)

Purpose

Die passenden Mitarbeitenden intern sowie extern zu finden, für die auf festgestellten Personalbedarf in inhaltlicher und zeitlicher Hinsicht und durch einen als professionell wahrgenommen Rekrutierungsprozess der durch den HR Consultant gesteuert wird, ein positives Bild von Unic zu zeichnen wie auch potentielle Mitarbeitende für Unic nachhaltig zu gewinnen und diese zusammen mit den gegenwärtigen Mitarbeitenden langfristig an die Unternehmung zu binden und zu motivieren.

Accountabilities

  • steuert und begleitet des Rekrutierungsprozesses
  • erstellet Anforderungsprofile und ausformuliert von Stelleninserate
  • verwaltet diversen internen sowie externen Jobplattformen
  • veröffentlicht Stellenanzeigen auf internen wie externen Plattformen
  • searched und scanned aktiv Kandidatenprofilen auf externen Plattformen
  • steht im regelmässigen schriftlichen wie mündlichen Kontakt mit Kandidaten
  • agiert so als SPOC für den Kandidaten
  • erledigt sämtliche administrative Tasks rund ums Bewerbermanagement
  • stellt die Vorselektion gemäss dem vom Fachbereich erstellen Skill Profil des Kandidatenprofils sicher
  • führt Interviews und Bewerbungsgespräche durch
  • führt Vertragsverhandlungen mit Kandidaten
  • berät Fachbereiche bei der Entscheidungsfindung
  • stellt sicher dass die allgemeinen Arbeitsvertragsinhalte eingehalten werden
  • erstellt Arbeitsverträge
  • kommuniziert und verhandelt mit Personaldienstleistern
  • stellt den Informationsfluss zu Finance und den Fachbereichen nach Vertragsunterzeichnung sicher

Purpose

Erstellen von Szenarien und Trends durch Daten aus dem Personalcontrolling zur Vorbereitung, Unterstützung und Durchführung bei der Umsetzung organisatorischer Veränderungen und neuer HR Strategien

Accountabilities

  • bereitstellen der Führungsinformationen im HRM (KPI etc.)
  • analysieren der relevanten KPI's für Unternehmensleitung, Fachbereiche und HR
  • erarbeiten von Massnahmen für laufende Optimierungen
  • abstimmen mit Controlling- und Finanzprozessen
  • definieren, bereitstellen und weiterentwickeln eines HR-Kennzahlensystems
  • plant, entscheidet, verwaltet und steuert das HR Budget; das HR Budget umfasst Ausgaben für Employer Branding, HR Marketing, HR Rekrutierung sowie übergeordnete Aus- & Weiterbildung

Purpose

Die Wahrscheinlichkeit für juristische, arbeitsvertragliche Auseinandersetzungen ist minimiert und die fachkundige Beratung und Unterstützung der Organisation rund um arbeitsrechtliche Fragestellungen ist sichergestellt

Accountabilities

  • beratet und bietet internen Support bei arbeitsrechtliche Fragestellungen
  • nimmt an Vertragsverhandlungen teil
  • entscheidet zu arbeitsrechtlichen Fragestellungen
  • erstellt und pflegt arbeitsrechtliche Vorlage (Personalreglement, Arbeitsvertrag, ...)
  • stellt eine 2nd Opinion zu internen arbeitsrechtlichen Dokumenten sicher
  • agiert als Schnittstelle zu externen Anwälten
  • betreut juristische Auseinandersetzungen

Purpose

Schafft notwendige Voraussetzungen um langfristig die Versorgung des Unternehmens mit hochqualifizierten sowie motivierten Fachkräften zu sichern und verfolgt die erfolgreiche Vermarktung der Arbeitgebermarke sowie die Sicherstellung von geeigneten Marketing Massnahmen, um die Arbeitgebermarke nachhaltig intern sowie extern zu positionieren.

Accountabilities

  • steuert, plant, organisiert und koordiniert sämtliche internen und externen HR Marketing Kampagnen und die damit verbundenen administrativen Aufgaben
  • agiert als Schnittstelle zu den Fachbereichen und stellt sicher, dass eine aktive Mitarbeit (z.B. Hackathon, Fachreferat, Messeteilnahme) aus den Fachbereichen erfolgt
  • aktiver Austausch mit Unic Ambassadoren zwecks Abstimmung von HR Branding Aktivitäten
  • aktives bewirtschaften der Arbeitgeber Plattform Kununu, XING, Glassdoor und weiteren kleinen Employer Branding Plattformen
  • sicherstellen von aktuellem HR Content auf externen Arbeitgeberplattformen
  • vermarktet die Arbeitgebermarke im Rahmen von Hochschulmessen, Fachkonferenzen und Jobfairs: nimmt an Messen persönlich teil, stellt die Bewerbung des Events über sämtliche interne und externe Kanäle sicher
  • greift auf die Verantwortlichen sowohl auf Potentiale zurück, die sich innerhalb als auch ausserhalb der Organisation befinden
  • pflegt und stellt das Unci Alumni Wesen mittels regelmässiger Erstellung von Unic Alumni Newsletter, Unic Alumni Events sowie Unic Alumni Kontaktpflege über XING sicher
  • stimmt sich mit dem Kreis Corp Com (Rolle Materialwart) für passende Give-Aways für interne und externe Events ab
  • pflege von externer Kommunikation und Kontakte zu Personalberatern, Arbeitsagenturen, Personalvermittlern, Universitäten, Schulen, Verbänden.
  • stellt Abstimmung mit Event Manager im Kreis Office Management sicher

Purpose

Agiert als neutraler Ansprechpartner und Anlaufstelle auf Augenhöhe mit Mitarbeitenden sowie der Organisation als Ganzes

Accountabilities

  • berät und betreut als Anlaufstelle Coaching- und Supportanfragen von Mitarbeitenden sowie der Organisation
  • berät Einzelne oder Gruppen mit dem Ziel, Problemlösungs- oder Veränderungsprozesse einzuleiten
  • agiert als Mentor
  • betreibt Stakeholder Management
  • begleitend strategische Veränderungsprozesse und HR Projekte
  • initiierung und Steuerung strategischer Projekte im Kreis People/HR
  • steht beratend bei Konflikten zur Verfügung

Purpose

Stärkung der Arbeitgebermarke bei den bestehenden Mitarbeitenden sowie Identifikation mit der Unternehmung und deren kulturellen Ausprägungen

Accountabilities

  • erstellen, veröffentlichen und verbreiten von HR Content über interne Kanäle von Unic (Welcome, ByeBye, Wer ist Eigentlich, etc.)
  • planen, erstellen und veröffentlichen von HR spezifischer Corp Com Content auf internen Kanälen (Auswertungen MA Umfrage)

Purpose

Der Lead Link hat den Purpose des Gesamtkreises.

Accountabilities

  • Strukturiert die Governance des Kreises, um seinen Purpose und seine Verantwortlichkeiten zu aktivieren
  • Teilt den Kreisrollen Partner zu; überwacht die Übereinstimmung; bietet Feedback zur Optimierung der Übereinstimmung; teilt ggf. weiteren Partnern Rollen neu zu, falls dies der Optimierung der Übereinstimmung dient
  • Teilt die Ressourcen des Kreises seinen verschiedenen Projekten und/oder Rollen zu
  • Bestimmt Prioritäten und Strategien für den Kreis
  • Definiert Metriken für den Kreis
  • Beseitigt Beschränkungen vom Kreis zum Super-Kreis durch Aktivieren seines Purpose und seiner Verantwortlichkeiten

Purpose

Mittels kontinuierlichen und umfassenden internen wie externen Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten für die Mitarbeitenden wird sichergestellt, dass die Qualität der Project, Service- und Beratungsleistungen weiterentwickelt, den Marktbedürfnissen Rechnung getragen und die Kompetenzen der Mitarbeitenden gestärkt und Talente auf Schlüsselpositionen vorzubereitet werden.

Accountabilities

  • erarbeitet Massnahmen zur Erhaltung und Verbesserung der Qualifikationen der Mitarbeitenden wie Ausbildung, Weiterbildung und Training mittels Förderung der Fachkompetenz, Sozialkompetenz, fachlichen Führungskompetenz und Methodenkompetenz
  • verwaltet, plant und tracked die Trainings und Schulungen der Unic internen UnicVersity (PMI, Scrum, Kommunikation, On Boarding, etc.)
  • stimmt die Inhalte für das monatliche On Boarding mit den Fachbereich ab und plan, koordiniert sowie führt das On Boarding für neue Mitarbeitende auf monatlicher Basis durch
  • stimmt die Inhalte für den 3 bis 4mal pro Jahr stattfindenden Einführungstag für neue Mitarbeitende ab und plant, koordiniert sowie führt den Einführungstag auf quartalsweiser Basis durch
  • verwaltet die Inhalte der Fachkarriere, entwickelt diese mit den Fachbereichen weiter
  • plant, steuert und setzt den Beförderungsprozess um und stimmt sich mit dem Fachkarriere Gremium zu Beförderungsanträgen ab
  • führt Entwicklungs- & Beförderungsgespräche mit einzelnen Mitarbeitenden
  • plant und steuert die Entwicklungs- & Beförderungsgespräche zentral der Organisation
  • beratet, verhandelt und erstellt Aus- & Weiterbildungsvereinbarungen
  • koordiniert Unic übergreifende externe Weiterbildungen (z.B. Scrum, Kommunikation)
  • gestaltet und steuert den Prozess der Einarbeitung von neuen Mitarbeitenden und gibt die Erstellung des Einführungsplanes in Auftrag des Heimatkreises in Abstimmung mit weiteren Kreisen und tracked den Erhalt des fertiggestellten Dokuments
  • plant das Probezeitgespräch und stellt die Teilnahme am On Boarding und Einführungstag mit dem Heimtkreis und weiteren Kreisen sofern notwendig sicher