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Arbeitsplatz 2.0: Wohlfühlen und optimal arbeiten

Nadine Schlegel, HR Unic

Nadine SchlegelJuni 2022

Wie die neue Begegnungsstätte entstand

Mal Hand aufs Herz. Welchen Sinn und Zweck haben heutzutage noch Büroräume? Stichwort remote.

Mitch: Ich durfte das Büro-Konzept erstellen und kümmerte mich Design-technisch gemeinsam mit Natalie um die Bürogestaltung und Möblierung.
Seit der Corona-Pandemie stellt sich jedes digital getriebene Unternehmen die Frage, braucht es noch Büroräume oder nicht? Wir stellten fest, dass unser Schaffen sehr gut remote funktioniert – egal ob Workshops, Meetings oder das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten beziehungsweise Projekten. Daher führten wir intensive Recherchen durch, auf deren Basis ein Konzept mit Gültigkeit für die nächsten fünf bis zehn Jahre entstand. Uns war klar; das klassische Büro, in dem Kolleg:innen nur ihrer Arbeit nachgehen, ist passé: In Zukunft geht es um Begegnungen, um den Austausch – fachlich wie auch persönlich. Das fördert die künftige Arbeitsweise. Kolleg:innen sehen einander und geniessen merklich den sichtlichen Kontakt. Ein Grund, warum die Räumlichkeiten sehr offen gestaltet sind. 

Alicia: Uns war es wichtig Kolleg:innen ab Tag eins des Projektes abzuholen. Natürlich war das mit Aufwand verbunden. Dennoch, dem Projektteam war klar, ohne die Mitarbeitenden wird ein «OpenSpace» als Begegnungsort schwer umzusetzen. So haben wir also den Standort inklusive dem damit verknüpften öffentlichen Verkehr vorgestellt. Kleinere Entscheide betrafen beispielsweise die Art der Klimaanlage sowie die Benennung der Meetingräume. Der Berner Unic war es zudem wichtig, bei der Gestaltung der Räumlichkeiten mitzuwirken. Selbst die Remote-Liebhaber brachten sich dabei stark ein. 

Natalie: Die Erwartungen an das Projektteam waren klar definiert. Das neue Office muss nicht nur «sexy» sein; vielmehr gesellten sich während der Konzeptarbeit die Attribute «cool» und technologisch «modern» dazu. Das Kleid des etwas verstaubten Büros am Eigerplatz sollte abgestreift werden: mit Erfolg. Die neue Berner Begegnungsstätte ist nicht nur repräsentativ, sie ist stylish und bietet für alle Unicler:innen modern eingerichtete und funktionale Arbeitsplätze. 

Die neue Berner Begegnungsstätte ist nicht nur repräsentativ, sie ist stylish und bietet für alle Unicler:innen modern eingerichtete und funktionale Arbeitsplätze.

Natalie

Balanceakt zwischen Design und Funktionalität

Wie habt ihr die Balance zwischen Funktionalität und Design gefunden?

Mitch: Es war definitiv ein Balanceakt zwischen Design und Funktionalität. Wir wollten ja nicht nur den Fokus auf den Unic-Purpose «Wir machen Digitales menschlich» weiter schärfen. Ein weiteres wichtiges Thema war etwa «enfold your creativity». Sprich, die neuen Büroräumlichkeiten sollen in Zukunft auch die Kreativität viel mehr fördern. Wir wussten also um die Wichtigkeit des kreativen Freiraums und durften uns dahingehend in Bern etwas austoben. Was nach «einfach los» klingt, beschreibt in der Realität ein schwieriges Unterfangen. Vor uns lag ein leerer Raum mit 900 Quadratmeter; ein wahres Greenfield-Projekt. Neben Meetingräumen für sechs bis zehn Personen mussten beispielsweise Rückzugsmöglichkeiten für jede denkbare Individualität geschaffen werden. Das war zweifelsohne ein Balanceakt.

Ein weiteres wichtiges Thema war »enfold your creativity«.

Mitch

Alicia: Zum Startpunkt hatten wir Unterstützung von einem externen Berater. Auch um die Unic-Brille abzulegen und unterschiedliche Sichtweisen zuzulassen. Wie viel Raum wird etwa pro Arbeitsplatz benötigt? Wie gross muss der dazugehörige Bewegungsradius sein? Unzählige Fragen haben wir vorab beantworten müssen. Auf dieser Grundlage gründete dann die Designarbeit von Natalie und Mitch. 

Natalie: Die Designarbeit war am Ende nicht sehr schwierig. Unser Fokus war es, eine Wohnzimmer-Atmosphäre zu schaffen, in der man sich wohlfühlt. Also eine nicht zu sterile Umgebung, die sehr einladend wirkt. Beispielsweise ein Sofa, auf dem man gerne Platz nimmt – ein kreatives Farbkonzept, das inspiriert. Dank der holakratischen Organisation innerhalb der Unic waren wir durchweg selbstbestimmend unterwegs. Es waren keine Weichen fürs Vorgehen im Vorfeld gestellt; was sich generell positiv aufs Team auswirkte. 

Eine sozial- und arbeitsspezifische Begegnungsstätte – kein weiteres Grossraumbüro

Wie habt ihr das Projektvorhaben zur sozialen Begegnungsstätte umgesetzt?

Mitch: Design- und Finanzkompetenz sowie Projektleitung: Zweifelsohne waren wir ein Dreiergestirn. Ein Team, welches sich bis dato noch keinen Kopf darüber gemacht hat, worauf wir uns eigentlich eingelassen haben – positiv betrachtet. Wir hatten zwar viele Ideen, aber keinen Plan, wie wir diese umsetzen. Egal, denn dank unseres externen Beraters erfuhren wir allesamt eine ausgeprägte Lernkurve; Tipps und Erkenntnisse konnten ideal in unsere Arbeit einfließen.

Alicia: Das Projektvorgehen handhabten wir mittels «try and error». Nichts war in Stein gemeisselt. Die gegebenen Freiheiten wollten wir voll ausleben und projektbezogen akzeptierten wir keinerlei Einschränkungen. Modifikationen mussten zu jeder Zeit erlaubt sein; inklusive des Ausprobierens von Neuem. Spannend dabei, das Experimentelle ist allgegenwärtig. Kolleg:innen müssen sich darauf erst noch einlassen; auch weil sie die zum Teil die Erwartungen hegen, dass bereits ein fixfertiges Endprodukt vorliegt. Aktuell sind wir aber weiterhin in der Testphase. Allein aus der Designerbrille können unzählige Dinge kontinuierlich verbessert und verändert werden; eigentlich genauso wie in unseren digitalen Kundenprojekten. Das ist das Tolle daran, die Planung und die Umsetzung selbst durchgeführt zu haben – jede Veränderung stossen wir selbst an. Ein grossartiges Gefühl.  

Das Projektvorgehen handhabten wir mittels «try and error». Nichts war in Stein gemeisselt. Die gegebenen Freiheiten wollten wir voll ausleben und projektbezogen akzeptierten wir keinerlei Einschränkungen.

Alicia

Mitch: Wir hatten eine Vision und ja, wir wollten alles! Wie in Kundenprojekten auch, mussten wir allerdings kleine Schritte gehen. Jetzt haben wir den Grundstein gelegt. Wir haben ein tolles, schönes, modernes und kreatives Office. Ab jetzt ist reality Testphase. Jetzt lernen wir, was in der Praxis gut funktioniert und was Verbesserungspotenzial hat. Die Berner Unic befindet sich somit in einer spannenden Zeit. In den nächsten drei, sechs oder zwölf Monaten wissen wir mehr. Auch weil wir kontinuierlich das Feedback verarbeiten und besagte Potenziale ausmachen.

Arbeit und Privates – beides hat nun Raum

Was war euch bei der Planung persönlich besonders wichtig?

Mitch: Für uns war es wichtig, Eindrücke und Ideen von überall mit aufzuschnappen und in dieses Projekt einfliessen zu lassen. Jeder von uns hat irgendwann, irgendwie Inspirationen wahrgenommen. Egal ob beim aktuellen oder ehemaligen Arbeitsplatz. Auch arbeitsplatzferne Bereiche wurden von uns recherchiert und beleuchtet. Zusammengefasst beobachteten wir, wie das Zusammenspiel zwischen sozialer Begegnungsstätte und Arbeitsplatz an unterschiedlichen Touchpoints funktioniert. Künftig soll die Arbeit nicht nur am Arbeitsplatz oder in den Meetingräumen stattfinden.

Natalie: Wir haben die Begegnungsorte sehr grosszügig geplant. Es sollte kein kleines Eckchen für die Mikrowelle entstehen. Sämtliche Begegnungszonen sind in ihrer Ausprägung grosszügig gestaltet. Es ist sehr schön zu sehen, dass diese Zonen auch genutzt werden, um sich zu begegnen. Sei es zum Austausch, zum Mittagessen oder zum Apéro.

Alicia: Arbeit und Privates – beides hat nun genügend Raum. Teilweise ist hierzu noch ein Umdenken notwendig. Nicht alle sind angetan, auf der Couch Meetings abzuhalten. Jede Person hat nun mal andere Bedürfnisse und Unicler:innen sind eingeladen, die besagten Zonen zu nutzen und zu testen. Jeder, wie er möchte! Und natürlich sind nicht nur Mitarbeitende, vielmehr auch Kund:innen , Partner:innen sowie Lieferant:innen eingeladen, sich bei uns frei zu entfalten. Wie gesagt, es benötigt sicherlich auch gewisses Umdenken und eine Gewöhnungsphase, um diese neuen Arbeitsorte zu nutzen. Und kein Witz: Kund:innen möchten nun tatsächlich ihre Workshops bei uns vor Ort in Bern durchführen. Einige sind neuerdings sogar regelmässig wöchentlich vor Ort.  

Mitch: Auf diese Art können wir möglicherweise neue Vertriebskontakte knüpfen. Neben Kund:innen sollen nämlich auch andere Unternehmen zukünftig unsere grossartigen Meeting-Räume buchen können – vorausgesetzt, sie sind frei. Aber auch die Umgebung rund ums Berner Office sollte Beachtung finden. In unmittelbarer Nähe freut sich ein Waldgebiet auf Besuch und wer möchte, nutzt unseren Innenhof, der im Frühling und Sommer zusammen mit unseren Nachbarn belebt werden soll. Befreundete Unternehmen im VIDMARplus-Areal stehen nicht nur bei Fragen parat; auch sie bieten bei Bedarf weitere Räumlichkeiten an. Und natürlich liegen einige gute Restaurants wenige Gehminuten vom Office entfernt.  

60 Individuen mit verschiedenen Fachrollen und Vorlieben

Gab es Themen, die besonderen Fokus genossen oder noch geniessen? Was ist etwa mit Inklusion?

Alicia: Uns war es generell ein grosses Anliegen, verschiedene Bedürfnisse samt möglicher körperlichen Einschränkungen bei der Ausgestaltung der Büroräume zu berücksichtigen. Ein weitreichender Entscheid betraf zum Beispiel das Thema Teppich. Es bedurfte wenig Zeit der Absprache, «keine Teppiche in den Räumlichkeiten». Der Grund: Wir wollten sämtliche Räumlichkeiten barrierefrei gestalten. Ein Teppich würde da nur hinderlich sein. Selbstverständlich berücksichtigten wir parallel breitere Türen, ebene Bodenbeläge sowie behindertengerechte sanitäre Einrichtungen. 

Natalie: Auch wenn das Berner Office in vielen Belangen barrierefrei gestaltet ist; behandeln wir das Thema eher übergreifend, weniger separat. Jeder Mitarbeitende nutzt diese Infrastruktur. Eine Toilette für Menschen mit Behinderung verfügt beispielsweise über eine Dusche. Sie wird auch gleichermassen von Kolleg:innen ohne spezifische Einschränkungen genutzt – es ist ein Multifunktionsraum. Es galt aber noch weitere Bedürfnisse zu berücksichtigen. Für stillende Mütter beispielsweise gibt es eine Räumlichkeit, die komplett vor fremden Blicken geschützt ist. Dieser Rückzugsraum bietet somit beispielsweise auch werdenden Müttern Raum, um sich mal die nötige Ruhe zu gönnen.  

Alicia: Weitere Themen nebst den sanitären Anlagen war das Gesundheitsmanagement. Alle Mitarbeitende arbeiten neu an höhenverstellbaren Bürotischen, inklusive der dazu passenden Sitzgelegenheit. Uns war es wichtig, dass alle Kolleg:innen arbeitstechnisch die gleichen Voraussetzungen haben. Auch das verstehen wir unter Inklusion.  

Der Unic-Purpose nahm von Beginn an eine zentrale Rolle ein

Wie hat der Unic-Purpose «Wir machen Digitales menschlich» das Projekt geprägt?

Alicia: Das ganze Projekt wurde für unsere Kolleginnen und Kollegen umgesetzt. Dies verstehen wir unter menschlich. Wir sind auf ihre Bedürfnisse, Wünsche und Ideen eingegangen und haben versucht, die meisten direkt zu berücksichtigen. Wir haben die Integration zum Thema gemacht: Gesundheitsmanagement, Gender-Neutralität sowie Rollstuhlgängigkeit. Mehr Purpose geht eigentlich nicht. Und das Projekt hat es allen gezeigt; der Purpose ist bei uns so tief verankert, dass das Umgesetzte selbstverständlich erscheint. 

Natalie: Wir verfolgen auf Kundenprojekten den Ansatz des Human-Centered-Designs. Dieser findet sich auch im Berner Office wieder. Der Mensch steht im Zentrum. Wir befassen uns stets damit, was der Mensch benötigt. Ich finde es menschlich, dass ich nun sehe, wer im Office ist. Ich kann entspannt einen Rundgang starten, bin nicht eingesperrt. Und ein Gespräch ist nur wenige Schritte entfernt – ganz ohne Türen öffnen zu müssen. 

Mitch: Es gibt ein Wort hierfür: Haltung. Ich finde diese Haltung sehr wichtig. Ein Grund, warum ich täglich versuche, egal ob privat oder beruflich, diese Haltung in mein Umfeld zu tragen. Das bedeutet für mich «menschlich machen». Unsere Haltung prägt diese Menschlichkeit und steht daher bei uns im Zentrum. Wir möchten empathisch sein. Man sieht und fühlt sich. Und ganz neu, man hört sich. Diese Komponenten fliessen in diese Haltung ein, dies ist schon jetzt spür- und sichtbar. 

Unsere Haltung prägt diese Menschlichkeit und steht bei uns im Zentrum. Man sieht und fühlt sich. Und ganz neu, man hört sich.

Mitch

Natalie: Ich bin extrem dankbar, mit welcher Freiheit wir das Geschaffte umsetzen konnten. Uns wurde dabei sehr grosses Vertrauen geschenkt, auch weil wir sämtliche Entscheidungen über die Ausgestaltung selbst trafen: Ein Grund, warum wir drei nicht nur viel gelernt haben. Zusammen funktionierten wir als Team perfekt und das hat uns letztendlich auch so effizient gemacht.

Alicia: Wir als Team konnten mit diesem Projekt zweifelsohne nachvollziehen, wie die Holakratie einen Prozess vereinfacht und beschleunigt. Wir waren zudem sehr flexibel organisiert, was uns zusätzlich antrieb. Wir konnten innerhalb des Projektes Entscheidungen treffen und diese auch zeitnah in die Realität umsetzen. In klassischen Unternehmensstrukturen wäre das nicht möglich.   

Mitch: Ich sage es mal mit den Worten eines berühmten amerikanischen Präsidenten: «Frage nicht, was dein Land für dich tun kann – frage, was du für dein Land tun kannst.» So gesehen ist es für mich eine coole Chance für die Firma, für Kolleg:innen etwas Gutes zu tun – sprich, etwas zu entwickeln und umzusetzen, womit du dich identifizierst und mit Stolz nach aussen trägst.  

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