Das Institut für Physiotherapie ist seit 2006 Teil des Departement Gesundheit der ZHAW Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften. Lehre und Forschung bereiten Studierende und Weiterbildungsteilnehmende unter einem Dach optimal auf die Herausforderungen im Gesundheitswesen vor: Praktisch-klinisch oder forschend.
Neu ist die Organisationsstruktur: Seit Februar 2021 begleitet Unic das Institut auf dem Weg zu einer rollenbasierten Organisation, angelehnt an die holakratischen Prinzipien, ein Novum in der Hochschullandschaft.
Kompetenzen optimierter nutzen
Das Institut Physiotherapie (IPT) der ZHAW bereitet Studierende und Weiterbildungsteilnehmende umfassend auf praktische, forschende und lehrende Positionen vor, basierend auf dem neuesten physiotherapeutischen Fachwissen.
Die damalige Institutsleitung hat 2021 beschlossen, eine neue Organisationsform zu erproben und mit dem eigenen Institut ein Pilotprojekt im Departement Gesundheit zu starten.
Seit Februar 2021 unterstützt Unic das Institut auf seinem Weg in eine rollenbasierte Organisation. Mit dieser neuen Organisationsstruktur werden nicht nur die Kompetenzen Einzelner optimaler genutzt und die Mitarbeitenden besser vernetzt, es wird auch die Verantwortung breiter verteilt. Dadurch können Entscheidungen themenbezogen, dynamisch und effizient getroffen werden.
Der Wechsel zur Rollenbasierten Organisation – angelehnt an holakratische Prinzipien
Inspiriert von den Prinzipien der Holakratie wurde am Institut für Physiotherapie für ein dreijähriges Pilotprojekt ein Organisationssystem eingeführt, das ohne klassische hierarchische Strukturen auskommt. Die Steuerung und Organisation erfolgen über Kreise und Rollen, die klare Zwecke und transparente Verantwortlichkeiten haben. Die Mitarbeitenden übernehmen dabei mehrere Rollen in verschiedenen Kreisen, je nach Thema, Kompetenz und Interesse. Gleichzeitig bleibt das Institut für Physiotherapie ein Teil der Gesamthochschule mit ihren Strukturen und Prozessen.
Um eine optimale Abstimmung aller Aktivitäten innerhalb des Instituts sicherzustellen, gibt es zwei spezielle Meeting-Formate: Das «Tactical Meeting» behandelt die tägliche Zusammenarbeit und ermöglicht eine effiziente Bearbeitung von Fragen und Anliegen. Das «Governance Meeting» fördert die kontinuierliche Entwicklung der Organisation und legt den Fokus auf strukturelle Veränderung der Organisation.
Zentraler Impulsgeber sind in der Holakratie sogenannte «Tensions» aller Teilnehmenden: Damit werden Spannungen bezeichnet, die im Alltag aufkommen und gezielt angegangen werden, ganz nach dem Prinzip der «kleinen Schritte», die grosse Wirkung entfalten. Tensions werden als Potenziale gesehen, die positive Impulse setzen und Entwicklung anstossen. Alle Mitarbeitenden können dadurch Ideen und Anregungen einbringen, die das IPT vorwärtsbringen.
Die Vernetzung der Organisation wird erreicht, indem die Kreise untereinander strukturiert kommunizieren: In jedem Kreismeeting nehmen zwei Vertreter:innen der Subkreise teil.
Mehr zu Holacracy bei Unic finden Sie hier:
Unic als Sparringpartner
Aufgrund der Erfahrungen von Unic mit New Work kam das damalige Leitungsteam des Instituts für Physiotherapie auf uns zu, um Impulse und Anregungen für ihre zukünftige Ausrichtung zu erhalten. Diese wurde dann intern, gemeinsam als Team, weiterentwickelt und umgesetzt.
Zu Beginn des Prozesses erarbeiteten wir gemeinsam in mehreren Workshops Anforderungen und Möglichkeiten einer zukünftigen Organisation. Daraus wurde ein Konzept entwickelt, das festhielt, welche Elemente und Modelle zum IPT passen. Das Resultat war ein rollenbasiertes Modell, angelehnt an holakratische Prinzipien und führte in ein dreijähriges Pilotprojekt 2021-2024.
Um das rollenbasierte Modell umzusetzen, wurde ein Schulungskonzept entwickelt. Dieses beinhaltet E-Learning-«Snippets» für selbstgesteuertes Lernen, Live-Fragerunden und einen TEAMS-Kanal mit Q&As, die fortlaufend gepflegt werden. Ein Transformationskreis mit sieben Mitarbeitenden aus unterschiedlichsten Bereichen wurde für die kontinuierliche Weiterentwicklung der neuen Organisationform gebildet und von Unic unterstützt und beraten.
Die beiden aus der Holakratie bekannten Meetingformen Tactical und Governance Meeting wurden eingeführt. Jeder und jede kann in beiden Meetings Spannungen einbringen. Die Leitung der Meetings erfolgt durch sogenannte Facilitator:innen. Etwa ein Drittel der Mitarbeitenden des IPT besuchte ein Facilitator-Training, um diese wichtige Aufgabe eigenständig auf hohem Niveau ausüben zu können. Eingangs haben Mitarbeitende von Unic in der Startphase diese Funktion übernommen, danach blieben die Expert:innen von Unic in Shadowings im Hintergrund, beobachteten und gaben Feedback über den Verlauf der Meetings.
Treibende Kraft im gesamten Prozess waren die Mitarbeitenden im Transformationskreis: Sie haben die Transformation vorangetrieben, begleiten und evaluieren diese weiter, unterstützt von den New Work Expert:innen von Unic.
Fazit in der Projektmitte zur neuen Struktur:
Die Zusammenarbeit zu bestimmten Themen hat sich verbessert
Seit dem Start vor eineinhalb Jahren haben sich auf der äussersten Kreisebene Subkreise mit themenbezogenem Fokus entwickelt, beispielsweise «Pädiatrie», «Professionsentwicklung» oder «Physical Activity». Weitere Themen-Schwerpunkte stehen in der Pipeline. Die themenzentrierte Zusammenarbeit fördert den Austausch zwischen den traditionellen Arbeitsbereichen und ermöglicht eine bessere Koordination zwischen der Lehre (Bachelor und Weiterbildung), Forschung und Weiterbildung. Diese Synergien wirken sich positiv auf das Lehrangebot oder auf Entwicklung von Forschungsprojekten aus und fördert den Austausch unter den Mitarbeitenden.
Mitarbeitende erhalten attraktive Möglichkeiten zur Weiterentwicklung und Veränderung
Wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, wird neu nicht unbedingt die gesamte Stelle ausgeschrieben. Interessierte und kompetente Kolleg:innen können in entsprechenden Rollen Teilbereiche einer vakanten Stelle übernehmen und sich weiterentwickeln. Rollen können generell intern verschoben, umverteilt oder neu besetzt werden, je nach aktuellen Bedürfnissen. Dadurch ist die Organisation insgesamt «leichter» und flexibler geworden.
Die Vernetzung im Institut wird als bereichernd erlebt
Seit dem Start vor einem Jahr arbeiten immer mehr Mitarbeitende in verschiedenen Arbeitsbereichen und Themenfeldern zusammen. Die ehemals klaren Grenzen zwischen den Bereichen Bachelor, Master, Forschung und Weiterbildung verschwimmen dabei, Synergien werden genutzt. Auch der monatliche Kulturkreis-Event trägt zur informellen Vernetzung im Institut bei, an dem alle nach Belieben teilnehmen können (früher waren die Veranstaltungen primär teambezogen). Durch die Vertretung von jeweils zwei Mitgliedern im äusseren Kreis und den periodischen Wechsel der Rolleninhaber:innen ist zudem eine neue thematische und personelle Vernetzung sowie Durchlässigkeit im Institut entstanden, die sehr geschätzt wird.
Die Chancen verschiedener Rollen werden genutzt
Durch die Übernahme unterschiedlicher Rollen können Mitarbeitende schrittweise in neue Funktionen wachsen und neue Verantwortlichkeiten übernehmen. Dies fördert Autonomie und Selbstverantwortung und stärkt die Polyvalenz.
Auch Herausforderungen sind entstanden und werden diskutiert
Die Umstellung erfordert andere und mehr Sitzungsgefässe, die Übernahme neuer Rollen und ein Umdenken bezüglich Eigenverantwortung und Selbstorganisation ist herausfordernd. Dies bedeutet ein zeitliches Investment aller, bis die neue Struktur funktionaler und selbstverständlicher gelebt werden kann. Das Projekt wird im 2024 ganzheitlich evaluiert.
Die Einführung der neuen Organisationsform hat neue Möglichkeiten eröffnet und erlaubt, Bisheriges zu Überdenken. Die Begleitung durch Unic war geprägt durch eine vertrauensvolle Atmosphäre, welche Raum für kritische Fragen und kreative Prozesse bot.
Prof. Dr. Eveline Graf, IPT
Wir bei Unic sind begeistert von der Zusammenarbeit mit dem Transformationsteam und der Energie der Mitarbeitenden am Institut für Physiotherapie an der ZHAW. Es freut uns sehr, dass wir mit Refresher-Sitzungen und unserer Fachkompetenz weiterhin zur Seite stehen dürfen.
Wir sind da für Sie!
Interessieren Sie sich für die Einführung von New Work Arbeitsmodellen oder wünschen Unterstützung bei der Umsetzung der Einführung? Wir sind für Sie da: Ivo Bättig und Sandro Dönni (von links nach rechts).
