Was ist ein Product Information Management System (PIM-System) und warum ist es im Rahmen des digitalen Vertriebs unerlässlich? Diese Fragen stellen uns Kunden in der einen oder anderen Form. Wir geben Ihnen hier die grundlegendsten Antworten!
Wofür braucht man ein Product Information Management System?
Stammdaten liegen häufig verteilt in Unternehmenssystemen vor - wenngleich sie hinsichtlich Datenhaltung stets einen Master haben sollten. Für eine Artikelnummer ist i.d.R. das Enterprise-Resource-Planning (ERP) der Master und ist somit führend für die Vergabe und falls relevant, die Pflege. Allerdings gibt es oft unterschiedliche ERP-Systeme und auch andere Stammdatensysteme mit Daten, die eine Relevanz für Produktdaten haben.
Lieferanten sind ebenfalls eine wichtige Informationsquelle für entsprechende Daten, genauso wie Digital Asset Management (DAM), Content Management Systeme (CMS), Document Mangement Systeme (DMS) oder auch Systeme mit Fokus Master Data Management (MDM). Für all diese Daten ist es ratsam, ein System zu haben, in dem alles zusammenläuft und wo eine Single Source of Truth bzw. "the Golden Record of Product Information" erstellt wird: Product Information Management Systems – kurz PIM-Systeme.
Was ist der Mehrwert eines PIM-Systems?
Saubere Produktdaten
Durch ein PIM-System werden Artikelduplikate ebenso verhindert wie Stammdatenduplikate.
Weiterhin betrifft die Transformation und Konsolidierung der Produktdaten Aspekte wie Maßsysteme (angloamerikanisch – metrisch). Dieses zentralisierte System ermöglicht es unter anderem Produktdaten zu managen, die Datenqualität zu erhöhen und Produkte mit mehrwertstiftenden Zusatzinformationen, wie einzigartige oder besondere Mehrwerte, zu veredeln.
Hierzu bieten PIM-Systeme Kategorisierungen und Klassifikationen an. Kategorisierung bietet die Möglichkeit Produkte aufgrund von Kriterien zu strukturieren. Dies können z.B. Kategorien wie Kinder und Erwachsene im Fashion Bereich oder auch Bergsport und Wassersport sein. Klassifikation unterstützt weiterhin bei dem Management von Attributen.
Ein weiterer Aspekt von PIM-Systemen ist die Möglichkeit Beziehungen zwischen Produkten herzustellen. Dies wird z.B. dafür verwendet um ergänzende oder alternative Produkte zu kennzeichnen.
Sicherstellung der Datenqualität
Zudem gilt es die Sicherstellung der Datenqualität zu gewährleisten. Hierzu können eine automatisierte Validierung von Daten hinsichtlich Format, Vollständigkeit oder Pflichtfelder verwendet werden. Ergänzend hierzu ist ein Reporting über die Datenqualität empfehlenswert. Es handelt sich bei den Produktdaten schließlich um ein wichtiges Asset im Vertrieb. Workflows und Rechtesysteme sind ebenfalls wichtige Funktionalitäten, da in der Regel unterschiedliche Personen mit unterschiedlichen Aufgabenstellungen die Produktdaten bearbeiten und orchestrieren müssen.
Daten einfach ausspielen
Diese mit Informationen angereicherten und veredelten Produkte können dann "Headless" an viele verschiedene Systeme und Kanäle in unterschiedlichen Formaten verteilt werden. Beispiele für diese unterschiedlichen Kanäle und/oder Formate sind der klassische Webshop, Mobile, Print, Point of Sale oder Marktplatzausspielungen wie zum Beispiel Amazon, Zalando etc.
Einen Überblick über die Aufgaben gibt die folgende Darstellung:
Fazit
Aus Sicht eines Omnichannel-Ansatz spielen Produkt-Informations-Systeme eine wichtige Rolle. Die Auswahl der geeigneten Software insbesondere im Hinblick auf Anbindung externer Systeme muss gut evaluiert werden. Hierbei sollten sowohl die Anbindungen an die vorhandenen Stammdatensysteme als auch die Anbindung an die ausspielenden Kanäle geprüft werden.
Für die weitere Lektüre bietet sich z.B. auch das folgende Buch an:
Jorij Abraham, Product Information Management
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