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Anita Hermecz

Office Management

Purpose

Pflegt den Kontakt mit Almunis in Form von Geburtstags-/ und Weihnachtskarten sowie Events

Accountabilities

  • Schreibt und versendet die Geburtstags-/und Weihnachtskarten in Absprache mit dem HR Marketing Manager
  • Plant Alumni-Events (Zeitpunkt, Ort und Inhalte) und führt diese durch

Purpose

Um die Mitarbeiter stärker mit Unic identifizieren zu können finden regelmässig verschiedene Events statt, die von Unic gesponsert werden. Durch diese Events und die Kommunikation darüber wird die Sichtbarkeit von Unic gesteigert und positives Arbeitgebermarketing betrieben.

Accountabilities

  • Organisation der Unic Sportevents
  • Erstellen von Fotomaterial für Social Media Kommunikation von den Events
  • Organisation der Verpflegung am On-Boarding und Einführungstag
  • Organisation der Apéros für die Mitarbeitenden (Bier um 5, Office Meeting Apéros, Einführungstag....)
  • Organisation der Team - Apéros, Kundenapéros und Snacks für Kundenmeetings
  • Organisation der Officemeeting Infrastruktur und der Verpflegung
  • Unterstützung in anderen Kreisen bei der Organisation von Teamevents
  • Koordination und Organisation der L2L Sessions inklusive der Verpflegung

Purpose

Kreis-Governance und betriebliche Praxis stimmen mit der Verfassung überein.

Accountabilities

  • Moderiert die von der Verfassung vorgeschriebenen Meetings
  • Prüft nach Bedarf die Meetings und Aufzeichnungen der Sub-Kreise und bestimmt über einen Prozessabbruch, wenn ein Verhaltensmuster erkannt wird, das mit der Verfassung im Widerspruch steht

Purpose

Bereitstellung einer optimalen Office Infrastruktur und Arbeitsumgebung unter Berücksichtigung der geltenden Sicherheitsaspekte.

Accountabilities

  • Koordination mit Hausmeistern, Handwerkern und Verwaltung
  • Pflege der Pflanzen
  • Verhandeln und Kontrolle mit externen & internen Reinigungskräften
  • Koordination von Wartungsverträge
  • Einrichten der Offices und der Arbeitsplätze
  • Verwalten der Arbeitsplätze pro Standort in Absprache mit dem Movement Manager
  • Kontrolle der Fluchtwege & Wartung der Feuerlöscher
  • Sicherstellung der Ordnung in den Sitzungszimmern und der Cafeteria & Küche
  • Verleih von Büromöbeln an Mitarbeitende
  • Führen eines Inventars inkl. Liste mit ausgeliehenen Büromöbeln pro Standort
  • Verkauf von Mobiliar und regelmässiges Entrümpeln der Büros und der Keller

Purpose

Binden der Mitarbeitenden durch eine gute Einführung und kleine Aufmerksamkeiten. Der Feel Good Manger unterstützt so das Employer Branding.

Accountabilities

  • Schreiben der Geburtstagskarten
  • Ansprechpartner für Mitarbeiter Vergünstigungen
  • Bestellung & Bereitstellung von Kaffee, Getränke & Obst
  • Anlaufstelle für Mitarbeitende sein / Offenes Ohr
  • Einrichten der Arbeitsplätze für neue Mitarbeitende
  • Organisation der Dreikönigskuchen, Ostergeschenke, Grittibänze
  • Versenden der Babygeschenke
  • Bestellen der Sportshirts
  • Organisation der Geschenke anlässlich Mitarbeitendeevents, Krankheiten, Jubiläen
  • Rundgang mit neuen Mitarbeitenden durchs Office
  • Verwaltung von Unic Merchandising Artikel
  • Angenehmes Büro Ambiente schaffen

Purpose

Heart of House dient als zentrale Anlaufstelle für Kunden, Mitarbeitende und Lieferanten. Wir kennen unsere Mitarbeiter an den Standorten und haben jederzeit ein offenes Ohr. Sinn und Zweck ist es die administrativen Aufwände der operativen Kreise zu minimieren sowie die Zentralisierung und Standardisierung gewisser Aufgaben.

Accountabilities

  • Bedienen der Telefonzentrale
  • Zentrale Anlaufstelle für Mitarbeiter:innen, Kund:innen und Besucher:innen sein
  • Verwalten der Barkasse
  • Bearbeiten der Brief- und Paketpost.
  • Ablage des physischen Vertragswesens (Kunden und HR)
  • Verwalten von Schlüssel und Badges an den Standorten
  • Verwalten und Kontrolle der Firmenkreditkarten & Postfinance Karte
  • Verwalten der Parkplatzressourcen pro Standort
  • Verwalten und Bestellen von Büromaterial & Visitenkarten
  • Bestellen von Fachliteratur
  • Verwalten der Türbadges im Interflex

Purpose

Zentrales Buchungsorgan für alle Mitarbeitende führt zur Vermeidung persönlicher Spesen- & Buchungsaufwände. Möglichst genaue Kostenzuordnung wird sichergestellt.

Accountabilities

  • Buchen von Flug- und Bahnreisen und Hotelbuchungen
  • Verwaltung Sonderkonditionen von Buchungspartnern
  • Seminarraumbuchungen
  • Restaurantbuchungen
  • Bestellen und Verwaltung von GA's, Halbtax und Bahncards
  • Kontrolle der Reiserechnungen (Hotel, Flug, Bahn, Konferenz/Seminare)
  • A1 Bescheinigungen organisieren und zustellen
  • Konferenzbuchungen
  • Buchen der Teilnahme an Konferenzen / Seminaren