Internal IT

Purpose

Ensure communication between local site stakeholders during a crisis.

Accountabilities

  • Updating private contact data in the KB (https://projects.unic.com/x/g41KAQ) for emergencies.
  • Being remindful of the business continuity concept.
  • Announcing a successor if necessary and handover role.
  • Maintaining local contact information.

Kultur & Identität

Purpose

Unicweite Events sind gestaltet und durchgeführt

Accountabilities

  • Konzeption, Planung , Durchführung und Kommunikation Office Meeting
  • Konzeption, Planung, Durchführung und Kommunikation Winterparty

Purpose

Kuratiert, plant und veröffentlicht den internen Unic Newsletter

Accountabilities

  • Kuratierung der für den Newsletter geeigneten Inhalte anhand der über die Unic-internen Kanälen kommunizierten Informationen
  • Aufbereitung der Inhalte
  • Empfängersegment aktuell halten
  • Erstellung, Übersetzung und Versand des Newsletters

Purpose

Verwalten und Stabilisieren der formalen Aufzeichnungen des Kreises und des Verfahrens zur Führung von Aufzeichnungen.

Accountabilities

  • Planung der erforderlichen Meetings des Kreises und Informieren sämtlicher Kernkreis-Mitglieder über Zeit und Ort der Meetings
  • Aufnahme und Veröffentlichung der erforderlichen Meetings des Kreises, Führen einer Übersicht über die aktuelle Governance, Checklistenpunkte und Kennzahlen des Kreises
  • Auslegung der Governance und der Verfassung auf Anfrage

Marketing Services

Purpose

Top Events für Kunden

Accountabilities

  • Organisiert Events für Kunden in eigenen und an externen Standorten
  • Budgetierung & Controlling der Events
  • Teilnahmemanagement, Ticketing
  • Unterstützung bei Messen und anderen Marketingevents
  • Organisiert & verwaltet Promotionsmaterial

Office Management

Purpose

Optimales wirtschaften mit den vorhandenen Mitteln. Kontrollorgan zur Überprüfung der eingesetzten Ressourcen, strategische Ausrichtung des OM.

Accountabilities

  • Plant und verwaltet das Office Management Budget in Abstimmung mit dem Group Controller in den vom Group Controller vorgegebenen Abständen
  • Verhandeln mit den Verwaltungen, Vertragsverwaltung
  • Führen von Vertragsverhandlungen mit Lieferanten
  • Plant strategische Ausrichtung des Kreises
  • Erstellen der SBB Statistiken & Kontrolle der SBB Rechnungen

Purpose

Um die Mitarbeiter stärker mit Unic identifizieren zu können finden regelmässig verschiedene Events statt, die von Unic gesponsert werden. Durch diese Events und die Kommunikation darüber wird die Sichtbarkeit von Unic gesteigert und positives Arbeitgebermarketing betrieben.

Accountabilities

  • Organisation der Unic Sportevents
  • Erstellen von Fotomaterial für Social Media Kommunikation von den Events
  • Organisation der Verpflegung am On-Boarding und Einführungstag
  • Organisation der Apéros für die Mitarbeitenden (Bier um 5, Office Meeting Apéros, Einführungstag....)
  • Organisation der Team - Apéros, Kundenapéros und Snacks für Kundenmeetings
  • Organisation der Officemeeting Infrastruktur und der Verpflegung
  • Unterstützung in anderen Kreisen bei der Organisation von Teamevents
  • Koordination und Organisation der L2L Sessions inklusive der Verpflegung

Purpose

Bereitstellung einer optimalen Office Infrastruktur und Arbeitsumgebung unter Berücksichtigung der geltenden Sicherheitsaspekte.

Accountabilities

  • Koordination mit Hausmeistern, Handwerkern und Verwaltung
  • Pflege der Pflanzen
  • Verhandeln und Kontrolle mit externen & internen Reinigungskräften
  • Koordination von Wartungsverträge
  • Einrichten der Offices und der Arbeitsplätze
  • Verwalten der Arbeitsplätze pro Standort in Absprache mit dem Movement Manager
  • Kontrolle der Fluchtwege & Wartung der Feuerlöscher
  • Sicherstellung der Ordnung in den Sitzungszimmern und der Cafeteria & Küche
  • Verleih von Büromöbeln an Mitarbeitende
  • Führen eines Inventars inkl. Liste mit ausgeliehenen Büromöbeln pro Standort
  • Verkauf von Mobiliar und regelmässiges Entrümpeln der Büros und der Keller

Purpose

Binden der Mitarbeitenden durch eine gute Einführung und kleine Aufmerksamkeiten. Der Feel Good Manger unterstützt so das Employer Branding.

Accountabilities

  • Schreiben der Geburtstagskarten
  • Ansprechpartner für Mitarbeiter Vergünstigungen
  • Bestellung & Bereitstellung von Kaffee, Getränke & Obst
  • Anlaufstelle für Mitarbeitende sein / Offenes Ohr
  • Einrichten der Arbeitsplätze für neue Mitarbeitende
  • Organisation der Dreikönigskuchen, Ostergeschenke, Grittibänze
  • Versenden der Babygeschenke
  • Bestellen der Sportshirts
  • Organisation der Geschenke anlässlich Mitarbeitendeevents, Krankheiten, Jubiläen
  • Rundgang mit neuen Mitarbeitenden durchs Office
  • Verwaltung von Unic Merchandising Artikel
  • Angenehmes Büro Ambiente schaffen

Purpose

Heart of House dient als zentrale Anlaufstelle für Kunden, Mitarbeitende und Lieferanten. Wir kennen unsere Mitarbeiter an den Standorten und haben jederzeit ein offenes Ohr. Sinn und Zweck ist es die administrativen Aufwände der operativen Kreise zu minimieren sowie die Zentralisierung und Standardisierung gewisser Aufgaben.

Accountabilities

  • Bedienen der Telefonzentrale
  • Zentrale Anlaufstelle für Mitarbeiter:innen, Kund:innen und Besucher:innen sein
  • Verwalten der Barkasse
  • Bearbeiten der Brief- und Paketpost.
  • Ablage des physischen Vertragswesens (Kunden und HR)
  • Verwalten von Schlüssel und Badges an den Standorten
  • Verwalten und Kontrolle der Firmenkreditkarten & Postfinance Karte
  • Verwalten der Parkplatzressourcen pro Standort
  • Verwalten und Bestellen von Büromaterial & Visitenkarten
  • Bestellen von Fachliteratur
  • Verwalten der Türbadges im Interflex

Purpose

Der Lead Link hat den Purpose des Gesamtkreises.

Accountabilities

  • Strukturiert die Governance des Kreises, um seinen Purpose und seine Verantwortlichkeiten zu aktivieren
  • Teilt den Kreisrollen Partner zu; überwacht die Übereinstimmung; bietet Feedback zur Optimierung der Übereinstimmung; teilt ggf. weiteren Partnern Rollen neu zu, falls dies der Optimierung der Übereinstimmung dient
  • Teilt die Ressourcen des Kreises seinen verschiedenen Projekten und/oder Rollen zu
  • Bestimmt Prioritäten und Strategien für den Kreis
  • Definiert Kennzahlen für den Kreis
  • Beseitigt Beschränkungen vom Kreis zum Super-Kreis durch Aktivieren seines Purpose und seiner Verantwortlichkeiten

Purpose

Zentrales Buchungsorgan für alle Mitarbeitende führt zur Vermeidung persönlicher Spesen- & Buchungsaufwände. Möglichst genaue Kostenzuordnung wird sichergestellt.

Accountabilities

  • Buchen von Flug- und Bahnreisen und Hotelbuchungen
  • Verwaltung Sonderkonditionen von Buchungspartnern
  • Seminarraumbuchungen
  • Restaurantbuchungen
  • Bestellen und Verwaltung von GA's, Halbtax und Bahncards
  • Kontrolle der Reiserechnungen (Hotel, Flug, Bahn, Konferenz/Seminare)
  • A1 Bescheinigungen organisieren und zustellen
  • Konferenzbuchungen
  • Buchen der Teilnahme an Konferenzen / Seminaren

Stay Healthy

Purpose

Bietet Unterstützung um die Kompetenzen zur mentalen und körperlichen Bewältigung alltäglicher Belastungen. Es soll den ständiger Prozess für eine selbstsichere Vertretung der eigenen Interessen und Bedürfnisse oder durch eine autonome Gewichtung von Aufgaben und das selbstbestimmte Setzen von Prioritäten bewältigen, unterstützen.

Accountabilities

  • Informieren über gesundheitlicher Themen
  • Erarbeiten von Angeboten rund um die Gesundheit und das Wohlbefinden für die Mitarbeitenden
  • Stehen Mitarbeitenden bei Fragen zu gesundheitlichen Themen zur Verfügung
  • Regelmässige Umfragen mit dem Happiness Barometer einführen
  • Offenes Format bieten für zwischenmenschlichen Austausch
  • Organisieren von Social Events

Purpose

Im Super-Kreis hat der Rep Link den Purpose des Unter-Kreises; im Sub-Kreis lautet der Purpose des Rep Link: Kanalisieren und Lösen von Spannungen hinsichtlich des Prozesses im Super-Kreis.

Accountabilities

  • Beseitigt Beschränkungen in der erweiterten Organisation, die den Sub-Kreis begrenzen
  • Bemüht sich darum, Spannungen zu verstehen, die von den Sub-Kreismitgliedern ausgehen, und bestimmt diejenigen, die in den Super-Kreis weiterkommen
  • Bietet dem Super-Kreis Übersicht über den Zustand des Sub-Kreises, einschließlich Berichte über Kennzahlen oder Checklistenpunkte, die dem gesamten Sub-Kreis zugeordnet wurden

Workplace 2020+

Purpose

Verwalten und Stabilisieren der formalen Aufzeichnungen des Kreises und des Verfahrens zur Führung von Aufzeichnungen.

Accountabilities

  • Planung der erforderlichen Meetings des Kreises und Informieren sämtlicher Kernkreis-Mitglieder über Zeit und Ort der Meetings
  • Aufnahme und Veröffentlichung der erforderlichen Meetings des Kreises, Führen einer Übersicht über die aktuelle Governance, Checklistenpunkte und Kennzahlen des Kreises
  • Auslegung der Governance und der Verfassung auf Anfrage