Corporate Services

Purpose

Verwalten und Stabilisieren der formalen Aufzeichnungen des Kreises und des Verfahrens zur Führung von Aufzeichnungen.

Accountabilities

  • Planung der erforderlichen Meetings des Kreises und Informieren sämtlicher Kernkreis-Mitglieder über Zeit und Ort der Meetings
  • Aufnahme und Veröffentlichung der erforderlichen Meetings des Kreises, Führen einer Übersicht über die aktuelle Governance, Checklistenpunkte und Kennzahlen des Kreises
  • Auslegung der Governance und der Verfassung auf Anfrage

Finance

Purpose

Professionell beurteilte Bewerber-Skills in Bezug auf das gesuchte Profil

Accountabilities

  • Beschreibt Stellenprofile aus fachlicher Sicht
  • Erstellt Interview Case-Situationen
  • Selektioniert Kandidatenprofile qualitativ
  • Führt Erst- und Zweit-Interviews
  • Beurteilen der Kandidaten auf soziale, persönliche und fachliche Eignung

Purpose

Prüfung, Bezahlung und Verbuchung der Mitarbeiterspesen

Accountabilities

  • Prüfung der Spesen auf ihre Richtigkeit
  • Kontierung und Verbuchung der Spesen
  • Sicherstellung der zeitgerechten Auszahlung der Spesen (mit dem nächsten Monatslohn)
  • Unterstützung der Mitarbeitenden in Spesenfragen

Purpose

Prüfung und Erteilung von finalen Finance Freigaben.

Accountabilities

  • Plausibilisierung von zugewiesenen Dokumenten vor Erteilung der finalen Freigabe.
  • Erteilung von finalen Freigaben gemäss Unterschriftenregelung und TQMi Prozessen.

Purpose

Sicherstellung des finanziellen Geschäftsgangs

Accountabilities

  • Erstellung der Quartals- und Jahresabschlüsse nach handelsrechtlichen Vorschriften von Unic CH und Unic DE
  • Überwachung der Buchhaltung in DE sowie deren Koordination mit dem lokalen, externen Buchhalter
  • Führung und Abschluss der Buchhaltungen Unic Holding und Verein
  • Be- und Verrechnung von Intercompany Leistungen zwischen sämtlichen Gruppengesellschaften
  • Vorbereitung, Koordinierung und Begleitung der Revisionen von Unic CH und Unic DE (ordentliche Revisionen sowie Revisionen der öffenentlichen Stellen)
  • Durchführung von Heimatkreis-Wechseln inkl. Abbildung von Kreisstruktur-Veränderungen
  • Erstellung der MWST-Abrechnungen
  • Erstellung der Steuererklärungen
  • Cash Management inkl. Überwachung Negativzinsentwicklung von Unic CH und Unic DE
  • Koordination und Kommunikation mit den Versicherungen bzw. dem Versicherungsbroker

Purpose

Der Lead Link hat den Purpose des Gesamtkreises.

Accountabilities

  • Strukturiert die Governance des Kreises, um seinen Purpose und seine Verantwortlichkeiten zu aktivieren
  • Teilt den Kreisrollen Partner zu; überwacht die Übereinstimmung; bietet Feedback zur Optimierung der Übereinstimmung; teilt ggf. weiteren Partnern Rollen neu zu, falls dies der Optimierung der Übereinstimmung dient
  • Teilt die Ressourcen des Kreises seinen verschiedenen Projekten und/oder Rollen zu
  • Bestimmt Prioritäten und Strategien für den Kreis
  • Definiert Kennzahlen für den Kreis
  • Beseitigt Beschränkungen vom Kreis zum Super-Kreis durch Aktivieren seines Purpose und seiner Verantwortlichkeiten

Purpose

Zeitgerechte und korrekte Führung der Lohnbuchhaltung. Dazu gehört die Auszahlung der Löhne an die Mitarbeiter sowie Koordination und Kommunikation mit den Sozialversicherungen.

Accountabilities

  • Führung der Lohnbuchhaltung für sämtliche Mitarbeitende in der Schweiz (Ein- & Austritte, Mutationen, Lohnläufe, Lohnabrechnungen, Kontrolle & Auszahlung der variablen Lohnbestandteile, Abstimmungen)
  • Verbuchung und Abstimmung der Lohnkonti in der Bilanz und Erfolgsrechnung (Verbuchung der Lohnläufe, Jahresendabstimmungen, lohnrelevante Abgrenzungen, Berechnung von Rückstellungen der Ferien & Mehrzeiten etc.)
  • Erfassung und Abstimmung der Lohndaten im Business Plan sowie Kontrolle und Anpassungen der FTE-Eintragungen
  • Beratung und Unterstützung der Mitarbeitenden in Lohnabrechnungs- und Sozialversicherungsfragen
  • Personaldatenpflege im Zeiterfassungssystem auf Grund von Mutationen (Pensenänderungen, unbez. Urlaube, persönliche Mutationen etc.)
  • Erstellung der jährlichen Lohnausweise und Lohnsummendeklarationen (AHV/BVG/UVG/KTG) sowie monatliche und quartalsweise Abrechnung der Quellensteuer
  • Stammdatenpflege und Parametrisierung des Lohnsystems aufgrund gesetzlicher und interner Vorgaben (Quellensteuer- und Familienzulagentabellen, Lohnarten, Kostenstellen, Kostenarten etc.)
  • Koordination und Kommunikation mit den Sozialversicherungen
  • Vorbereitung und Begleitung von Revisionen (ordentliche Revision der Revisionsstelle & Revision der Sozialversicherungen)
  • Planung und Koordination des jährlich durchgeführten Prozesses für Lohnerhöhungen
  • Quartalsweise Mehrzeitberechnung der inkludierten Mehrstunden der Mitarbeitenden in Unic DE
  • Erstellung von Auswertungen und Statistiken
  • Berechnung variable Lohnbestandteile für Abgrenzungen
  • Second view: Lohnläufe, Abgrenzungen und Ferien & Mehrzeiten
  • Versenden von Erinnerungsmail an alle Mitarbeitende bezüglich monatliche Zeiterfassung

GCC

Purpose

Eine optimal unterstützte Weiterentwicklung der C&P App

Accountabilities

  • Berät und unterstützt den @Compensation and Promotion Architect bei der Weiterentwicklung der C&P App

Lernendenausbildung

Purpose

Plant das jährliche Budget für den Kreis

Accountabilities

  • Das jährliche Budget für die Lernendenausbildung ist rechtzeitig gemacht und eingereicht
  • Budgetierung Trainee-Event
  • Budgetierung IT-Ninjas
  • Ist Ansprechpartner für alle Budget Fragen

Purpose

Der Coordinator stellt sicher, dass die Ausbildung der Trainees in Bezug auf die gesetzlichen Vorgaben und Vorschriften korrekt verläuft

Accountabilities

  • Beantworten und koordinieren von diversen Anfragen von externen Interessenten rund um das Thema Trainee
  • Inserieren von Inseraten, verwalten und vorselektieren von Bewerbungen auf Lehrstellen vornehmen
  • Rekrutierung (Einladung zum Vorstellungsgespräch, Koordination der Termine etc.) von Trainee
  • Erstellung traineegerechter Templates für die Ausbildung von Trainees
  • Kontaktstelle zu Ämtern und Schulen
  • Anlaufstelle sowie Betreuung von Trainee und Coach in HR-relevanten Fragestellungen
  • Empfehlungen zur Handhabung von Abschlussreisen / Sprachaufenthalten abgeben (zu Kostenübernahme)
  • Ausstellen von Dispensationsgesuchen
  • Disziplinarische Massnahmen mit dem Coach erarbeiten und Schriftlichkeit ausstellen
  • Planunug und Durchführung des Lehrstellenbedarfes für das kommende Jahr mit den einzelenen Kreisen
  • Sicherstellung der Integration der gesetzlichen Mindestanforderungen zur Lehrausbildung

Purpose

Jährlicher Trainee Event organisieren um Erfolge zu feiern, Spass zu haben & einander besser kennen zu lernen

Accountabilities

  • Planen, organisieren und druchführen des jährlichen Trainee Events
  • Entscheiden wer am Trainee Event teilnehmen darf

People / HR

Purpose

Sorgt für die Mitarbeitenden des definierten Personenkreises (Job Family oder Fachrolle) und stellt die kompetente Beratung und Unterstützung im Entscheidungsprozess für die fachliche Beförderung sicher.

Accountabilities

  • Überprüfung der Fachkarriere Maturität bei Neuanstellung (Durchführung von fachlichen Assessments im Recruiting Prozess plus Abgabe von Empfehlungen zur Maturität)
  • Erarbeitung sowie Erstellung einer Leistungsbeurteilung basierend auf der Beurteilung der Skills, Fähigkeiten und effektiven Leistung (Basis: Fachkarriere, Job Family inklusive Maturität)
  • Agiert als persönlicher Ansprechperson für die fachliche Weiterentwicklung von Mitarbeitenden innerhalb der Job Family bzw. des Fachkarriere Clusterings
  • Kümmert sich als fachlicher Ansprechperson um Sorgen und Wünsche der Mitarbeitenden innerhalb der Job Family bzw. des Fachkarriere Clusterings
  • Gestaltung des Eintrittsprozesses der "zugewiesenen" neuen Mitarbeitenden des Fachkarriere Clusterings gemeinsam mit dem HR BP und LL HK (Einführungsplan, OnBoarding, Mentoring & Coaching)
  • Beurteilung des fachlichen Teil von Arbeitszeugnissen für HR BP und unterschreibt die Zwischen- sowie Abschlusszeugnisse gemeinsam mit dem HR BP
  • Kennt alle Mitarbeitenden persönlich, die gemäss Job Family oder Fachrolle des Fachkarriere Clustering zugeteilt sind
  • Verwaltet das jährlich zugewiesene Aus- und Weiterbildungsbudget der "zugeordenten" Mitarbeitenden gemäss (Fachkarriere) Clustering
  • Durchführen des ordentlichen Promotion & Compensation Prozesses gemäss C&P APP (Policy): Entscheidung bzw. Annahme oder Ablehnung des Beförderungsantrages des Mitarbeitenden mit Begründung und Information an den Mitarbeitenden
  • Durchführen des ordentlichen Promotion & Compensation Prozesses gemäss C&P APP (Policy): Empfehlung für Gehaltsentscheid basierend auf (Markt-) Benchmarking, Unic Lohnmedianwerten und individuellem Gehalt des Mitarbeitenden
  • Beurteilung und Vergleich von Gehaltsänderungsanfragen mit dem Markt Benchmarking, Unic Lohnmedianwerten und individuellem Gehalt des Mitarbeitenden im Rahmen des Reviewer Gremiums oder auch individuelle Anfragen des Mitarbeitenden

Purpose

Kreis-Governance und betriebliche Praxis stimmen mit der Verfassung überein.

Accountabilities

  • Moderiert die von der Verfassung vorgeschriebenen Meetings
  • Prüft nach Bedarf die Meetings und Aufzeichnungen der Sub-Kreise und bestimmt über einen Prozessabbruch, wenn ein Verhaltensmuster erkannt wird, das mit der Verfassung im Widerspruch steht

Purpose

Sicherstellung der einwandfreien Personaladministration sowie Einhaltung der gesetzlichen Rahmenbedingungen ab Vertragsunterzeichnung bis Austrittsgespräch.

Accountabilities

  • sicherstellen der gesamten Eintrittsverwaltung von neuen Mitarbeitenden von der Vertragsunterzeichnung bis zum ersten Arbeitstag
  • sicherstellen der gesamten Austrittsverwaltung von austretenden Mitarbeitenden
  • durchführen von Vertragsmutationen und die damit verbundenen Vertragsanpassungen
  • sicherstellen der elektronischen Personalarchivierung
  • prüfen, verarbeiten und prozessieren von Abwesen
  • verarbeiten von persönlichen Mutationen
  • An- und Abmeldungen von neuen bzw. austretenden Mitarbeitenden bei Ämtern und sonstigen Intuitionen

Purpose

Das Erheben, beschaffen sowie analysieren für personalwirtschaftliche Entscheidungen relevanten Daten, Fakten und Kenngrössen zahlt auf die Optimierung beim Gewinnen, Einsetzen, Motivieren, Weiterentwickeln und Binden von qualifiziertem Personal ein.

Accountabilities

  • administrative Begleitung des Beförderungsprozesses
  • erstellen, durchführen sowie auswerten von HR spezifischen Umfragen (z.B. MA Umfrage)
  • erstellen sowie teilnehmen an externen Gehaltsstudien
  • erarbeiten von Unic Gehaltsbändern
  • planen, koordinieren, durchführen und kommunizieren von Mitarbeitenden-Dienst-Jubiläum
  • überwachen und steuern von Krankheits- und Unfall Kennzahlen
  • berechnen, auswerten und reporten von Fluktuation in Abstimmung mit HR Controller

Purpose

Mitarbeitende sowie die Organisation werden in den unterschiedlichsten HR-Themen entlang des gesamtem Employee Life Cycle beraten und betreut und sind in ihren emotionalen Themen abgeholt und wissen an wen sie sich wenden können.

Accountabilities

  • erstellen und ausformulieren von Arbeitszeugnisse
  • erstellen und auslösen von Lohnmutationen
  • tracken von Zielvereinbarungen
  • sicherstellen einer lokalen, interne Anlaufstelle bei Fragen rund ums Arbeitsverhältnis und Mitarbeitende
  • sicherstellen einer vertrauenswürdigen Anlaufstelle bei internen Konflikten
  • tauscht sich regelmässig mit Vertretern aus Kreisen HR Themen entlang dem Employee Life Cycle
  • berät und betreut als Anlaufstelle Coaching- und Supportanfragen von Mitarbeitenden
  • sicherstellen der Rolle als Ombudsmann/-frau
  • aktives mitarbeiten bei diversen HR-Projekten
  • führt das Austrittsgespräch mit austretendem MA (inklusive Austrittsformular)

Purpose

Die Wahrscheinlichkeit für juristische, arbeitsvertragliche Auseinandersetzungen ist minimiert und die fachkundige Beratung und Unterstützung der Organisation rund um arbeitsrechtliche Fragestellungen ist sichergestellt

Accountabilities

  • beratet und bietet internen Support bei arbeitsrechtliche Fragestellungen
  • nimmt an Vertragsverhandlungen teil
  • entscheidet zu arbeitsrechtlichen Fragestellungen
  • erstellt und pflegt arbeitsrechtliche Vorlage (Personalreglement, Arbeitsvertrag, ...)
  • stellt eine 2nd Opinion zu internen arbeitsrechtlichen Dokumenten sicher
  • agiert als Schnittstelle zu externen Anwälten
  • betreut juristische Auseinandersetzungen

Purpose

Im Super-Kreis hat der Rep Link den Purpose des Unter-Kreises; im Sub-Kreis lautet der Purpose des Rep Link: Kanalisieren und Lösen von Spannungen hinsichtlich des Prozesses im Super-Kreis.

Accountabilities

  • Beseitigt Beschränkungen in der erweiterten Organisation, die den Sub-Kreis begrenzen
  • Bemüht sich darum, Spannungen zu verstehen, die von den Sub-Kreismitgliedern ausgehen, und bestimmt diejenigen, die in den Super-Kreis weiterkommen
  • Bietet dem Super-Kreis Übersicht über den Zustand des Sub-Kreises, einschließlich Berichte über Kennzahlen oder Checklistenpunkte, die dem gesamten Sub-Kreis zugeordnet wurden